Stadgar Svensk förening för tropik- och resemedicin (SFTR)

§1
Föreningen utgör en professionell sammanslutning inom ämnesområdena tropik- och resemedicin. En väsentlig del av ämnet är kunskap om globala infektioner både i Sverige och i endemiskt område.  Ändamålet med föreningen är att främja kunskap och utveckling i föreningens ämnesområden inkluderande klinisk handläggning, utbildning och forskning. Detta skall ske genom ett aktivt nätverk inom området samt anordnandet av möten med vetenskapliga föredrag och diskussioner, seminarier och kursverksamhet. Föreningen har även möjlighet att dela ut stipendium till medlemmar.

Föreningen är sektion inom Svenska Läkaresällskapet (SLS) och intresseförening i Sveriges Läkarförbund (SLF).

§2
Föreningen avger utlåtande och förslag i frågor, som av SLS överlämnas för utredning och yttrande. Vid handläggningen av sådana ärenden, som berör andra sektioner eller medlemsföreningar i SLS, skall samråd med dessa ske.

§3
Till medlem kan antas läkare, sjuksköterska, annan medicinsk yrkesutövare, student på vårdutbildning och yrkesutövare inom medicinen närstående verksamhet. Ansökan om medlemskap till föreningen görs till styrelsen via föreningens hemsida. Medlemsregistret förvaltas av Sveriges Läkarförbund (SLF), som tillser att gällande lagstiftning vad gäller personintegritet i relation till SLF följs. Föreningsmedlem behöver inte vara medlem i SLF. Föreningens medlemsregister innehåller namn, födelsedata, adress, telefonnummer, e-post, yrkesverksam/student/pensionär, betalningssätt och information om man är medlem i SLF. Om man är medlem i SLF lagras datum för läkarexamen eller specialistbevis.

Styrelsemedlem skall vara enskild medlem, eller associerad medlem i Svenska Läkaresällskapet (SLS). Övriga föreningsmedlemmar bör vara enskilda medlemmar, eller associerade medlemmar i SLS. Föreningsmedlem bör vara enskild medlem i SLS för att kunna delta i beslut i speciella frågor som avses i § 2.

Medlem som önskar utträda ur föreningen ska anmäla detta skriftligen till styrelsen, som beviljar utträde. Medlem anses dessutom ha utträtt ur föreningen om fastställd årsavgift inte betalats under två på varandra följande år.

§3a
Medlemsregister i relation till Svenska Läkaresällskapet (SLS). Medlemsregistret ska årligen senast den 1 november lämnas till SLS för att sektionens mandat i SLS’ fullmäktige ska kunna beräknas. Antal enskilda medlemmar i SLS som också är medlem i sektionen är grund för mandat. Sektionen ska rapportera in antal enskilda medlemmar i SLS som också är medlemmar i sektionen genom att lämna in medlemsregistret till SLS angivna datum. Uppgifterna som lämnas ska avse de medlemmar i registret som fanns registrerade den 1 september samma år.

§4
Till hedersledamot kan föreningens årsmöte på förslag av styrelsen kalla svensk eller utländsk person, vars insatser varit av utomordentlig betydelse för utvecklingen av tropik- och/eller resemedicin eller som särskilt främjat föreningens syften.

§5
Föreningens angelägenheter handhas av en vid årsmötet vald styrelse bestående av minst sju ledamöter: ordförande, vice ordförande, sekreterare, skattmästare och minst tre övriga ledamöter (vetenskaplig sekreterare/stipendieansvarig, medlemsansvarig, web-ansvarig). Jämn köns-, yrkes- och geografisk fördelning av styrelseposterna bör eftersträvas. Samtliga väljs på en period av 2 år. Ordförande bör väljas ett år och vice ordförande påföljande år om möjligt.
Ansvarig utgivare för hemsidan är föreningens ordförande.

Föreningens firma tecknas av styrelsen. Bankärenden som föreningens konton, kan även tecknas av ordförande och kassör var för sig genom fullmakt. Brådskande ärenden kan också tecknas av två styrelseledamöter i föreningen. En av dessa bör vara ordförande i andra hand vice ordförande.

Uppgifter om föreningens funktioner skall efter förrättade val omedelbart tillställas Svenska Läkaresällskapet och Sveriges läkarförbund.

§6
Styrelsen sammanträder på kallelse av ordförande. Ordförande är skyldig att sammankalla styrelsen, om minst två styrelseledamöter gör framställning om det. Styrelsen är beslutsmässig när minst halva antalet ledamöter är närvarande. Omröstning är öppen, om ej annat begärs. Vid lika röstetal gäller den mening ordföranden biträder. Vid styrelsemöte skall liksom vid föreningsmöte och årsmöte protokoll föras.

Ärenden kan även avgöras med sammanträde per e-mail, telefon eller digitalt möte om samtliga styrelseledamöter är eniga om detta.

Beslut i ärenden som berör Svenska Läkaresällskapets (SLS) gemensamma angelägenheter skall snarast tillställas SLS’ nämnd genom utdrag ur protokoll. Beslut i ärenden som berör Sveriges Läkarförbunds (SLF) respektive gemensamma angelägenheter skall snarast tillställas SLF.

§7
Förslag till val av styrelse och revisorer, som ska förrättas vid föreningens årsmöte, upprättas av en valberedning bestående av tre medlemmar. Medlemmarna i valberedningen utses av årsmötet för en tid av tre år där en ledamot väljs år 1, 2 respektive 3.

 §8
Vid föreningens årsmöte sker val av styrelsemedlemmar öppet, då ej annat begärs. Vid lika röstetal avgörs val genom lottning. Fördelning av styrelseposter utöver ordförande sker senare vid ett konstituerande styrelsemöte.

Andra frågor avgörs, om omröstning begärs, genom öppen sådan. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

 §9
Styrelsens förvaltning granskas årligen av två revisorer och en suppleant, utsedda vid årsmötet för en tid av två år.

Föreningens räkenskapsår omfattar tiden 1 april till 31 mars påföljande år.

 §10
Årsavgiften fastställs av föreningens årsmöte. Studenter under grundutbildning samt medlemmar från 65års ålder betalar halv årsavgift. Hedersmedlemmar erlägger ingen medlemsavgift.

 §11
Föreningens årsmöte hålls en gång per år. Röstberättigade på årsmötet är medlemmar som betalat medlemsavgift samt hedersmedlemmar. Vid årsmötet skall föreningen:

• utse två justeringspersoner för protokollet
• granska styrelsens, skattmästarens och revisorernas årsberättelser samt besluta om ansvarsfrihet
• välja styrelse enligt § 5
• välja två revisorer och en suppleant enligt § 9
• ordförande är ordinarie ledamot till Svenska Läkaresällskapets (SLS) fullmäktige och vice ordförande suppleant i enlighet med SLS’ stadgar § 8. Fullmäktigeledamot (och suppleant) skall vara enskilda medlemmar eller associerade medlemmar i SLS.
• vart tredje år utse valberedning enligt § 7
• fastställa årsavgiften
• behandla ärenden som av styrelsen förelägges föreningen
• behandla ärenden som av föreningsmedlemmar senast 15 dagar före mötet inlämnats till styrelsen

Skriftlig kallelse till årsmötet utsändes till medlemmarna senast femton (15) dagar före mötet. Extra möte skall hållas när styrelsen finner detta påkallat eller då minst tio (10) medlemmar skriftligen begärt sådant.

§12
Frågor som föreningen avser ta upp vid Svenska Läkaresällskapets (SLS) fullmäktigemöte bör behandlas på ordinarie föreningsmöte och tillställas SLS’ nämnd minst två (2) månader före ordinarie fullmäktigemöte. Nämndledamot i SLS som inte är sektionsmedlem, äger tillträde till sektionens årsmöte med rätt att delta i förhandlingarna men inte i sektionens beslut.

§13
Ändring av föreningens stadgar kan endast ske efter beslut av årsmötet. Skriftligt förslag om ändring insändes till styrelsen minst två (2) månader före årsmötet. Medlem som vill lämna in en motion ska skicka den till styrelsen senast två (2) månader före årsmötet. Förslag till stadgeändring skall åtföljt av styrelsens yttrande tillställas medlemmarna samtidigt med kallelsen till årsmötet. För ändring fordras att minst två tredjedelar (2/3) av de vid mötet röstberättigade är ense om beslutet.

Beslutad ändring träder i kraft sedan Svenska Läkaresällskapet och Sveriges Läkarförbund fastställt densamma.

§14
Personuppgifter i förhållande till medlemmarna. Föreningen samlar in och behandlar personuppgifter (se § 3 och § 3a) för att bedriva den stadgereglerade verksamheten. Föreningen behandlar personuppgifter för att administrera föreningens angelägenheter, utöva olika aktiviteter, kommunicera med medlemmar samt hantera olika ekonomiska transaktioner. Den lagliga grunden för behandlingen är avtal (dessa stadgar).

Föreningen behandlar även personuppgifter om medlemmar i andra fall för att informera, föra dialog etc. med medlemmarna i övriga frågor inom ramen för föreningens ändamål.

§15
Inbördes arrangemang mellan sektionen och Svenska Läkaresällskapet (SLS)

Som sektion i SLS har föreningen och SLS ett samarbete som innebär att sektionen kan få rösträtt i SLS. Det föreligger därför ett gemensamt personuppgiftsansvar mellan sektionen och SLS rörande sektionens medlemmar.

De olika rollerna i det gemensamma ansvaret ser ut som följer:

SLS behandlar personuppgifter för sina egna ändamål enligt vad som framgår av SLS’ stadgar.

Sektionen behandlar personuppgifter för sina egna ändamål enligt vad som framgår av dessa stadgar (§ 14).

Det gemensamma området där personuppgifter behandlas gemensamt är då sektionen lämnar in sitt medlemsregister till SLS för följande ändamål;

• beräkning av mandat i SLS’ fullmäktige (se §3a andra stycket).

SLS genom sitt kansli är kontaktpunkt för registrerad som vill utöva sina rättigheter både för SLS’ egna behandling och för den gemensamma behandlingen som beskrivs ovan. Sektionen är kontaktpunkt för sin egen behandling (se webbsidan för kontaktuppgifter).

§16
Föreningen läggs ner och upplöses om två på varandra föreningsstämmor, varav en ska vara ett årsmöte, röstar för detta med kvalificerad majoritet, dvs 2/3 av rösterna står bakom beslutet.